CUM POT FI EVITATE RISCURILE PIRATERIEI SOFTWARE ÎNTR-O COMPANIE? CÂTEVA SFATURI PRACTICE

Măsuri ale departamentului IT

Realizarea unui audit software, adică a unui inventar/analiză periodică a programelor instalate şi a licenţelor deţinute

Pentru o prezentare extinsă a metodelor de gestionare a resurselor software, pași de urmat și avantaje, a se vedea BSA Software Assets Management Guide.

Etapele unui audit software sunt următoarele:

Întocmirea unei liste a programelor instalate, cu versiune și ediție, şi a deţinătorilor de drepturi de autor. Instrumente electronice de verificare a programelor instalate se pot descărca gratuit şi folosi de la: www.bsa.org/country/Tools and Resources/Free Software Audit Tools.aspx
Întocmirea listei cu licențele deținute, cu menționarea denumirii, versiunii și ediției programelor, precum și a documentelor de achiziție a acestora
Compararea, de regulă în format tabelar, a celor două liste

Pentru un model de Formular de audit software, vă rugăm accesați formularul publicat pe acest site.

După inventar, se pot face propuneri managementului pentru a se alege una din variantele:

ștergerea programelor fără licență
Înlocuirea programelor fără licență cu programe/versiuni/ediții pentru care se deține licență
Achiziționarea licențelor necesare

Măsuri de natură tehnică, cum ar fi blocarea instalării de noi aplicații prin instituirea așa-numitelor "privilegii de administrator"

Măsuri ale managementului companiei

Numirea unei persoane responsabile pentru achiziționarea şi gestionarea programelor pentru calculator în strictă conformitate cu legea;
Includerea Raportului de audit software pe lista rapoartelor obligatorii anuale/semestriale;
Determinarea strictă a necesarului de software, pentru a reduce costurile (împreună cu Departamentul IT);
Centralizarea procesului de achiziție; în acest fel condiţiile economice sunt mai avantajoase și va exista o standardizare a resurselor IT în firmă.

Măsuri ale departamentului resurse umane

Întocmirea unui regulament referitor la regimul instalării, descărcării şi utilizării de software în interiorul instituţiei sau includerea unor asemenea prevederi în Regulamentul de Ordine Interioară;
Întocmirea fișei calculatorului - conţinând programele instalate de conducerea instituţiei, semnată atât de angajatul care utilizează calculatorul respectiv, cât şi de un reprezentant al Instituţiei. Pentru un model orientativ al unei asemenea fișe, a se vedea http://www.bsa.org/country/Tools%20and%20Resources.aspx

CE REPREZINTĂ DOVADA LICENȚIERII?

Dovada licențierii se face cu documente scrise, și anume, în mod cumulativ: licența de utilizare (sub diferite denumiri – Certificat de licențiere, End-User License Agreement - EULA etc.), documentul de achiziție (ex. contracte și facturi) și dovada livrării.

În funcție de tipul de licențiere, pot fi cerute și alte documente.

Este foarte important ca aceste documente să fie păstrate, cel puțin în copie, la sediu și la fiecare punct de lucru unde se folosesc programe pentru calculator, pentru a putea fi prezentate organelor de control în cazul unei verificări.